Когда у Вас в компании одновременно работают несколько проектов, то у Вас всегда есть цель систематизировать эту работу и всегда иметь доступ к данным о реализации этих проектов.
Сегодня хочу поделиться тем, как создать быстро создать проектный офис (скорее первую его итерацию) в IT-компании и какие плюсы работы в таком формате существуют.
Что такое проектный офис
Проектный офис — это структурное подразделение в организации, которое отвечает за методологию работы с проектами и реализацию (в некоторой части) проектов организации.
В нашей организации одновременно работают несколько проектов в сфере IT. При этом организационная структура — матричная: есть проекты и их руководители, есть подразделения и их руководители, соответственно сотрудник одновременно подчиняется руководителю проекта и подразделения.
Проектный офис в этой структуре оказывает методологическую поддержку и собирает показатели у руководителей проектов.
Как это у нас реализовано
В нашей компании создана только первая ступень создания проектного офиса. Проводятся базовые вещи, которые решают наши задачи.
Еженедельные собрания по каждому проекту
Каждую неделю каждый проект собирается и все участники проекта обсуждают его реализацию (в одном проекте участвует 5-9 человек). Руководитель проекта ведет протокол в котором записывает задачи для каждого на неделю (если задача выходит за рамки недели, ставится задача записать ее в план), каждое новое собрание начинается с обзора выполнения задач их прошлого протокола.
Протокол собрания записывается в канал в слаке, любой желающий может с ним ознакомиться.
Мониторинг целевых показателей
Более того, по понедельникам проходят собрания руководителей подразделений и проектов, на котором подводятся итоги работы за неделю по каждому проекту.
Для большинства проектов собирается один основной показатель, мы собираем его за последние 3 недели, чтобы видеть динамику. Если видим просадку — сразу разбираем почему.
Отдельный документ
Раньше, мы использовали один документ для проектного офиса, в нем были следующие вкладки:
- реестр проектов — список всех проектов, ответственные и цель до конца года
- укрупненный план — план на следующие 4-8 месяцев по разработке и маркетинг, чтобы все одинаково представляли себе развитие проекта
- задачи на неделю — подробно расписанные задачи на неделю
- мониторинг целевых показателей — тут мы записывали основные целевые показатели по всем проектам
Пункт 1 решился сам собой, когда проекты начали собираться раз в неделю, на этих собраниях решился пункт 2, а на самих собраниях решается пункт 3. Пункт 4 решается на собрании руководителей подразделений и проектов.
Для того, чтобы не дублировать работу, решили пока отказаться от поддержания этого документа в актуальном виде каждую неделю, обновляем его раз в 1-2 месяца.
Идеальный проектный офис
В нашей компании не создано отдельное подразделение по проектному офису, но в данный момент у нас 4 проекта и мы не видим необходимости создания отдельной структуры.
В ближайшем будущем мы запускаем еще 2 проекта, а так как их становится больше, нам необходимо будет сделать еще несколько действий:
1. Задокументировать методологию управления проектами. В том числе регулярные собрания, сбор целевых показателей, расчет окупаемости проекта, и самое главное, методологию работы (у нас немного кастомизированный agile). Все эти вещи должны быть унифицированы для всех проектов.
2. Вернуться к поддержанию отдельного документа по проектному офису, чтобы все в компании знали что мы делаем, каких целевых показателей хотим достигнуть.
Выводы
При бОльшем количестве проектов в компании (от 10) уже имеет создавать отдельное структурное подразделение в компании, которое курировать работу всех проектов.
Но самое главное, внедрять инновации постепенно. Чем более безболезненный и простой переход на новую методологию, тем больше шансов что она приживется, поэтому имеет смысл начинать с малого, а затем уже постепенно увеличивать количество элементов проектного офиса в организации.